Telefonservice – Anrufe im Namen des Kunden tätigen, entgegennehmen und bearbeiten

Termin- und Reisemanagement – Koordination von Kalendern, Buchung und Organisation von Reisen

Korrespondenz – Erstellung und Bearbeitung von E-Mails, Briefen und anderen Dokumenten

Dokumentenmanagement – Digitalisierung, Organisation und Archivierung von Unterlagen

Grundlegende Buchhaltung – Vorbereitung von Belegen für den Steuerberater, Rechnungsstellung

Datenbankpflege und Recherche – Aktualisierung von Kundendaten und Durchführung von Marktrecherchen

Social-Media-Management – Content-Planung, Erstellung einfacher Grafiken, Community-Management und Performance-Analyse (LinkedIn, XING, YouTube, Facebook, Instagram, Linkbuilding-Maßnahmen)

E-Mail-Marketing & Newsletter-Automatisierung – Management von E-Mail-Marketing-Tools, Erstellung und Versand von Newslettern sowie Einrichtung einfacher Automatisierungsketten

Content-Erstellung und -Pflege – Fokus auf das Schreiben von Blogartikeln, Social-Media-Texten und -Content (Facebook, TikTok, Instagram, LinkedIn, XING, Pinterest, Snapchat, X), Pflege von Inhalten in Content-Management-Systemen (CMS)

Websites – Erstellen von Websites für Unternehmen mittels Squarespace-Tools

Website-Pflege und einfacher Support – Laufende Updates der Website, Einpflegen von Inhalten, einfache Fehlerbehebung und Backup-Management

Einrichtung von Online-Tools – Hilfe bei der Auswahl und Einrichtung von Projektmanagement-Tools

Webinar- und Event-Assistenz – Technische und administrative Unterstützung (Planung bis Nachbereitung) von Online-Veranstaltungen (Zoom, Webinare, Workshops, Konferenzen, Online-Kurse)

Fördermittel- und Zuschussmanagement – Unterstützung von Unternehmen bei der Recherche und Antragstellung für spezifische Förderprogramme (z.B. Digitalisierungs- oder Nachhaltigkeitsförderungen)

DSGVO-Compliance-Assistenz – Unterstützung bei der Dokumentation von Datenschutzmaßnahmen, Verwaltung von Einwilligungen und Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung in Österreich

Spezialisierte Buchhaltungsvorbereitung – Fokussierung auf die spezifischen Anforderungen von bestimmten Branchen (z.B. Gastronomie, Handwerk etc.) bei der Vorbereitung aller Unterlagen für den Steuerberater

Kurzzeitvermietung – Unterstützung bei der Organisation rund um die Apartment-Vermietung (booking.com und Airbnb Auftritt), Reinigung, Wäscheservice etc.

Zinshäuser und Eigentumswohnungen – Betreuung in den Bereichen Facility Management, Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern

Vermietung - Erstellen von Mietverträgen, Fristenkontrolle, Wohnungsbesichtigungen, -übergaben und -übernahmen, Leerstandsmanagement

Sanierung, Umbau, Instandhaltung – Vergleichen von Kostenvoranschlägen, Beauftragung von Professionisten, Baukoordination und Kostenmanagement, Baudokumentation, Rechnungsprüfung

VA für Vorstände und CEOs – Erstellen von Präsentationen, Organisation, Vorbereitung und Verteilung der Unterlagen für Beirats-, Vorstands-, Aufsichtsrats-, GF-Sitzungen etc. inkl. Protokollierung, Nachbearbeitung und Verteilung der Unterlagen, Reisemanagement, Spesenabrechnungen, Kalendermanagement, Korrespondenz, Verfassen von Presseaussendungen, Reden und Ansprachen, Korrekturlesen von Dokumenten

VA für Trainer, Coaches und Berater – Übernahme von Terminplanung, Reiseorganisation, Rechnungsstellung und Vorbereitung von Schulungsunterlagen

VA für Immobilienmakler – Unterstützung bei der Erstellung von Exposees, Organisation von Besichtigungsterminen und Pflege von Objektlisten

VA für Ärzte und Therapeuten – Terminmanagement, Patientenkommunikation und Dokumentenverwaltung unter Einhaltung spezifischer Geheimhaltungspflichten

Telefonservice und Korrespondenz – Telefonate und Korrespondenz mit Gerichten und Behörden sowie mit Mandanten

Termin- und Fristenmanagement – zuverlässige Planung, Überwachung und Einhaltung von Gerichtsterminen, Mandantengesprächen, Fristen und Wiedervorlagen

Digitale Aktenführung – Verwaltung, Ablage und Organisation von Mandantenakten und Dokumenten

E-Mail-Verwaltung – Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Vorsortierung, Digitalisierung und Zuweisung zu den jeweiligen Akten

Dokumentenmanagement – Erstellung, Formatierung und Verwaltung von Verträgen, juristischen Dokumenten und Schriftsätzen nach Vorlage/Diktat (MS-Office) in deutscher und englischer Sprache, Einbringen von Schriftsätzen mittels WebERV, Erstellen von Gerichtskostennoten

Leistungserfassung und Honorarabrechnung – ADVOKAT, jurEXPERT

Reisemanagement und -kostenabrechnung

M&A – langjährige Erfahrung mit M&A-Deals, Due Diligence-Prüfungen (Researches & Summaries, Verwaltung komplexer virtueller Datenräume)

Office Management – Hilfe beim gesamten Aufbau einer Anwaltskanzlei inklusive Bau-, Umbau- und Sanierungsmanagement, Gestaltung und Aufbau der erforderlichen Abteilungen

HR – Unterstützung bei der Auswahl von MitarbeiterInnen durch jahrzehntelange Erfahrung, ausgezeichnete Menschenkenntnis und Einschätzungsgabe

Verwaltung des privaten Kalenders – Planung von Arztterminen, Friseurterminen, Dinner-Reservierungen, gesellschaftlichen Veranstaltungen, Kinderaktivitäten, Urlauben etc.
Abstimmung von Terminen und Reisen mit dem Partner, den Kindern und/oder anderen Familienmitgliedern

Erledigung der privaten Korrespondenz – Beantwortung von Einladungen, Danksagungen und informellen Anfragen, To-Do-Listen erstellen, Pflege der Social Media Seiten, "Gatekeeping" – Filtern von privaten Anrufen, E-Mails und Post, um den Auftraggeber abzuschirmen, Erledigung von sehr spezifischen, individuellen Besorgungen, Recherche von Dienstleistern (Personal Trainer, Privatlehrer), Verwaltung von privaten Rechnungen, Spesenabrechnungen, Überweisungen und Kreditkartenabrechnungen.

Erinnerungsdienste und Fristenüberwachung – Erinnerung an wichtige persönliche Daten (Geburtstage, Jahrestage) und Fristen (Steuererklärung und -vorauszahlungen, Versicherungsbeiträge, Kündigungsfristen, Wartungsfristen, Auto-Service)

Umfassende Urlaubsplanung – Recherche und Buchung von exklusiven Hotels, Villen, Privatjets, Yachten, inklusive aller Transfers, Aktivitäten und spezieller Wünsche vor Ort, Reisepass- und Visa-Management

Eventmanagement – Organisation privater Events wie Geburtstagsfeiern, Hochzeiten oder Dinnerpartys (To-Do-Listen, Gästelisten, Einladungen, Catering, Geschenkeforschung und -organisation)

Event-Organisation – interne Veranstaltungen, Veranstaltungen von/für Kunden und Klienten, private Veranstaltungen

Firmenfeiern/Betriebsfeste – Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Jubiläumsfeiern, Award-Feiern, Dinnerpartys

Teambuilding-Maßnahmen – sportliche Events, Kochkurse, Escape Rooms, Freiwilligenarbeit

Schulungen & Workshops – ”Lunch & Learn", Kick-off Meetings, Compliance- und Sicherheitsschulungen

Jahreskonferenzen/Mitarbeiterversammlungen/Informations-Meetings – Kommunikation wichtiger Unternehmensziele, Strategien und Ergebnisse an alle Mitarbeiter, Abteilungs- und Team-Meetings
Regelmäßige Treffen wie „Town Hall“ Meetings, "Lunch & Learn", Kick-off Meetings, Compliance und Sicherheit

Pressenkonferenzen

Kunden-Events –Produkt-Launches, Hausmessen & Ausstellungen, Kunden-Events/VIP-Events, Networking-Veranstaltungen, Konferenzen & Seminare